Article Details

Tugas utma front office sangat kompleks. Karena front office secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Front Office hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel.

Front Office adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel. Maka, untuk itu diperlukan kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian Front Office.

Pengertian front office adalah bagian atau department di sebuah hotel yang berada di bagian paling depan dan bertanggung hawab terhadap segala proses pemesanan kamar, baik saat proses check-in maupun check-out.

Menurut Agusnawar (2002:1) dalam buku Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel, Front Office merupakan salah satu departemen atau bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu, dimulai dari calon tamu mengadakan pemesanan kamar/pre-arrival sampai tamu tinggal dan berangkat (check-out) dari hot

Selain itu front office merupakan department yang bisa dikatakan menjadi first impression tamu dari sebuah hotel, oleh sebab itu mereka yang bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan baik dan harus mengetahui segala informasi yang ada di hotel.

Tugas Utama Front Office Hotel

1. Melakukan penjualan kamar hotel

Hal ini merupakan fungsi dan tugas utama front office di sebuah hotel, yaitu melakukan penjualan kamar. Maksud menjual adalah menyewakan kamar yang tersedia kepada para tamu yang datang. Segala aktivitas yang berkaitan dengan menjual kamar hotel adalah:

• Menerima pesanan kamar
• Menangani tamu yang datang langsung untuk memesan kamar (walk-in guest)
• Menangani tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya
• Melakukan pendaftaran tamu
• Menentukan kamar tamu

2. Menyampaikan segala informasi tentang hotel

Karena front office berada di bagian paling depan pada sebuah hotel, maka department ini bertanggung jawab untuk menyampaikan segala hal yang ditanyakan tamu mengenai informasi hotel, seperti:

• Semua produk layanan di dalam hotel
• Semua fasilitas umum hotel (area dalam maupun luar)

3. Mengkoordinasi pelayanan tamu

Untuk dapat melayani para tamu dengan baik mulai saat check-in sampai dengan check-out, front office biasanya akan berkomunikasi dengan bagian department lain di hotel. Hal ini dilakukan untuk mempermudah proses yang ada terutama dalam menangani permasalahan termasuk keluhan tamu.

4. Menyusun laporan status kamar

Bagian front office harus menyusun laporan status kamar hotel dengan jelas dan memperbaruinya setiap saat agar tidak mendapati kesulitan pada saat melakukan penjualan. Pekerjaan front office disini sangat berhubungan dengan department housekeeping untuk mendapatkan informasi status kamar. Adapun informasi yang harus disusun dan dilaporkan adalah:

• Kamar yang siap huni
• Kamar yang sedang dibersihkan
• Kamar yang sedang dalam perbaikan
• Perpindahan kamar
• Kamar yang out-of-order

5. Mengurus pembayaran tamu

Front office berwenang dalam melaukan pencatatan segala keuangan dari transaksi tamu hotel seperti pembayaran sewa kamar baik tunai maupun non-tunai, bahkan sampai deposito. Sedangkan untuk pencatatan keuangan hotel secara menyeluruh dilakukan oleh bagian akuntansi. Department front office disini melakukan kegiatan terkait:

• Mempersiapkan pembayaran tamu
• Membuka rekening tamu
• Menyusun rekening tamu
• Mencatat transaksi pada rekening tamu
• Membatasi jumlah kredit
• Melaksanakan prosedur check-out

6. Menyusun riwayat kunjungan tamu

Segala aktivitas yang ada di dalam hotel akan dicatat dalam bentuk database tidak terkecuali riwayat kunjungan tamu. Data riwayat tamu sangan diperlukan, karena apabila tamu tersebut kembali lagi untuk menginap, maka pihak hotel telah mempunyai informasi penting tentang tamu tersebut.

7. Melayani segala komunikasi via telepon, dll.

Sebuah hotel memang harus mempunyai standart pelayanan komunikasi yang baik termasuk pelayanan komunikasi via telepon, faksimili, internet, email, dll. Bagian front office wajib menangani layanan komunikasi tersebut, meliputi :

• Menerima semua pembicaran via telepon
• Menerima dan membalas komunikasi via email atau faksimili
• Melakukan layanan wake-up call, dll

8. Menangani barang bawaan tamu

Front Office harus melayani semua tamu yang datang dengan baik, termasuk dalam menangani barang bawaan tamu untuk menginap. Adapun aktivitas yang berkaitan itu berkaitan dengan:

• Menangani barang bawaan tamu yang datang
• Menanganni barang bawaan tamu yang akan check-out
• Menangani barang bawaan tamu yang melakukan perpindahan kamar

Tujuan Dibuatnya Front Office

Selain tuga-tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh front office mereka juga memiliki tujuan lain. Allasan dibentuknya department front office dalam sebuah hotel memiliki tugas utama front office:

• Untuk meningkatkan pendapatan hotel serta tingkat hunian kamar dari tahun ke tahun
• Untuk meningkatkan jumlah tamu langganan
• Untuk memenuhi segala kebutuhan dan kepuasan tamu
• Untuk membentuk sebuah citra hotel yang positif

Ini adalah berbagai macam tanggung jawab dan tugas utama front office yang wajib kamu pelajari. Terutama kamu yang tertarik berkarir di dunia perhotelan. Hal ini bisa menjadi modal awal kamu mendapatkan informasi dasar mengenai pekerjaan front office.